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O 7º CARTÓRIO GOMES DE SOUZA - RCPN DE JOÃO PESSOA-PB implementou em sua rotina a política de proteção de dados dos usuários de seus serviços, colaboradores e prestadores de serviços, em cumprimento ao Provimento Nº 134 de 24/08/2022 e à Lei nº 13.709/2018 (LGPD), que se aplica às serventias extrajudiciais, nos seguintes termos:
Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.
Os serviços notariais e de registro exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público, terão o mesmo tratamento dispensado às pessoas jurídicas referidas no caput deste artigo, nos termos desta Lei.
Para dar cumprimento a esta importante legislação, é que esta serventia, sempre preocupada em atender as normas e com vistas a prestar o melhor serviço aos usuários dos serviços notariais, adotou várias providências que serão expostas a seguir:
COMO ENTRAR EM CONTATO COM O ENCARREGADO DA PROTEÇÃO DE DADOS DO CARTÓRIO?
O encarregado da proteção deste Cartório é Lucas Matheus Gomes de Oliveira. Ele é o canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), quando ela for formalizada. Qualquer dúvida poderá ser encaminhada para o e-mail: lgpd@cartoriogomesdesouza.com.br.
NOMEAÇÃO DO ENCARREGADO OU OPERADOR DE PROTEÇÃO DE DADOS – DPO:
Foi nomeado o Data Protection Officer (DPO)” (encarregado de proteção de dados) que será o responsável pela checagem, verificação, proteção de dados e manutenção do programa de conformidade do cartório, pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), dentre muitas outras funções. Foi nomeado para a função o Sr. LUCAS MATHEUS GOMES DE OLIVEIRA, com a criação de email próprio de contato para os usuários dos serviços, colaboradores, prestadores de serviços e órgãos públicos, qual seja: lgpd@cartoriogomesdesouza.com.br.
VERIFICAÇÃO E AJUSTES NO CICLO DE DADOS
O treinamento consistiu também em uma extensa entrevista com a gestão do cartório, colaboradores e prestadores de serviços, para mapear toda a rotina do ciclo de dados da serventia (coleta, tratamento, armazenamento, compartilhamento e exclusão), verificando e apontando correções de eventuais pontos de vulnerabilidade com os colaboradores e também com os prestadores de serviços.
ELABORAÇÃO DE REGIMENTO INTERNO
Foi elaborado um regimento interno e uma política da privacidade de forma personalizada, para que eles se tornem um manual a ser seguido por todos os colaboradores e prestadores de serviços que tiverem acesso a dados pessoais nesta serventia.
POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS
Foi elaborada uma política de proteção de dados pessoais, que foi disponibilizada através de cartazes explicativos divulgados na serventia, no site e nas redes sociais, para que os usuários dos serviços, colaboradores, prestadores de serviços e órgãos públicos fiquem cientes quais são as rotinas de segurança, tratamento e proteção dos dados que são adotados na serventia. Todas essas informações e documentos foram disponibilizados com critérios de visual law e legal design, em linguagem clara, acessível e atrativa.
VERIFICAÇÃO DOS SISTEMAS, LGPD E EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA
Foi realizado Curso Completo de Adequação para Serventias Extrajudiciais se Adequarem ao Provimento CNJ n. 134/2022 - LGPD, com Mendes Advocacia com os responsáveis pelo setor da tecnologia da informação desta serventia, para uma verificação sobre o cumprimento da LGPD nesse quesito, sendo verificadas entre outras coisas: a instalação de rotinas de troca de senhas automáticas; senhas com hierarquia de acesso; logs/registros de acessos aos sistemas; atualização de packs de segurança; atualização de firewalls e antivírus e etc.
ADEQUAÇÃO DE TODOS OS CONTRATOS COM OS PRESTADORES DE SERVIÇOS
Foram firmados termos aditivos, termos de compromisso, termos de acesso em equipamentos em manutenção e a política do Sistema de Gestão da Segurança da Informação – SGSI, com os prestadores de serviços que possuem acesso a dados sensíveis, tais como:
Contabilidade (Luna Assesoaria).
Empresa do Sistema de Informática (Neocart).
Nesses aditivos contratuais foi incluída uma cláusula de imperiosa necessidade de cumprimento aos termos da LGPD.
IMPLEMENTAÇÃO DE REQUERIMENTO PARA ACESSO ÀS INFORMAÇÕES PELOS USUÁRIOS DOS SERVIÇOS, COLABORADORES, PRESTADORES DE SERVIÇOS
Foi incluído no sistema de Informática (Neocart) um formulário próprio para que qualquer requerente possa fazer solicitações e ter acesso a informações por certidões de acordo com a LGPD, com a ciência que ele se responsabiliza pelo uso indevido dessas informações.
INCLUSÃO NOS ATOS NOTARIAIS LAVRADOS DE INFORMAÇÕES SOBRE A POLÍTICA DA LGPD
Foi incluído nos atos de registro civil lavrados uma informação sobre o cumprimento das normas da LGPD e sua política no cartório.
ADEQUAÇÃO DE TODOS OS CONTRATOS DESTA SERVENTIA COM OS COLABORADORES E ESTAGIÁRIOS
Foram firmados contratos com os colaboradores e estagiários prevendo cláusula relativa à proteção de dados, nos termos da Lei nº 13.709/2018 e de desligamento. Nesses aditivos contratuais foi incluída uma cláusula de imperiosa necessidade de cumprimento aos termos da LGPD. Foi dada ciência sobre a existência do DPO e o email de contato – lgpd@cartoriogomesdesouza.com.br.
QUER SABER MAIS SOBRE A POLÍTICA DA LGPD IMPLEMENTADA NESTE CARTÓRIO?
Acesse os documentos abaixo!
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